Au quotidien, il est important de gérer son temps et son planning afin de ne rien oublier. Il existe des outils d’ordonnancement simples qui permettent de s’organiser de manière efficiente !
Nous allons distinguer plusieurs outils d’organisation du temps. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs pour organiser parfaitement votre activité.
La liste des tâches
Présente sous forme de tableau, elle synthétise et visualise les différentes tâches ou missions que vous devez réaliser rapidement. Une fois que la tâche ou la mission est réalisée, il vous faudra cocher cette dernière.
C’est un outil qui rassure et qui motive au travail. Visualiser de manière permanente le travail qui reste à faire est motivant et empêche le stress de nous atteindre car nous sommes dans la maîtrise de notre temps. Nous savons exactement ce que nous devons faire et nous savons évaluer le temps qui incombe à chaque tâche, à chaque travail.
La liste de contrôle
Comme son nom l’indique, la liste de contrôle permet un auto-contrôle de votre travail, assortie à une colonne « délais » elle est très pratique lors d’organisation de type événementiel.
Le planning ou agenda
Que vous ayez ou non un agenda, il est agréable de concevoir son planning via le logiciel Excel. En effet, comme c’est un tableur, vous pouvez vous créer votre propre planning et le personnaliser au possible.
Utilisez des codes couleur, cela est plus visuel et d’un seul coup d’œil vous savez si vous êtes disponible ou pas.
La matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower vous permettra de gérer vos priorités de manière efficiente. En effet, en utilisant cet outil d’organisation, vous réussirez à classer vos tâches de la plus urgente et plus importante à la moins urgente et moins importante.
Le diagramme Ishikawa
Vous souhaitez créer, ou vous venez de créer, et vous vous rendez compte qu’un dysfonctionnement existe au sein de votre structure, dysfonctionnement qui peut être de tout ordre : logistique, humain, matériel, …
Il existe un outil pour vous aider à analyser ce problème et vous aider à le solutionner. Le diagramme Ishikawa se présente tel une « arête de poisson » qui comprend 7 familles : Moyens financiers, Matériel, Matière, Main d’œuvre, Management, Méthode, Milieu.
En analysant votre problématique, vous allez classer les différentes causes liées à votre problème dans la famille qui lui correspond. Ainsi, une fois terminé, vous visualiserez clairement la famille majoritaire qui pose un souci, vous pourrez alors y remédier rapidement.
Le logigramme ou organigramme de programmation
Le logigramme va vous permettre de visualiser clairement et schématiquement chaque étape de votre travail au quotidien. Lorsque l’on se lance dans une nouvelle activité, de surcroît l’activité principale de sa propre société, il est important de maîtriser en détail chaque partie, chaque étape logique qui découle de votre activité principale.
Le logigramme se présente sous forme de symboles logiques qui s’enchaînent : une action amène à une autre action qui peut amener à une question.
Nos conseils
Réalisez scrupuleusement en n’oubliant aucune étape de votre activité au quotidien : ce qui se passe si votre client accepte, et également dans le cas contraire ; idem avec vos fournisseurs, banques, contacts divers, associés, etc.
Schématisez toutes les procédures possibles qui entrent dans l’élaboration de votre travail au quotidien. Puis accrochez devant vous, sur votre mur par exemple, vos organigrammes de programmation, vous saurez alors quel comportement adopter si une situation incongrue se présente ou si tout simplement vous vous sentez perdu dans votre organisation, car le fait d’y avoir réfléchi et passer du temps préalablement, vous permettra d’y voir plus clair et sera un outil efficace dans le temps.
